腾讯企业邮箱重磅功能介绍:邮件归档

可能有人要问了邮件归档是个什么东西。邮件归档其实就是一种邮件数据的留存方式。它是将邮箱内所有的收发邮件进行保存整理,防止因为误操作或者人为操作造成重要邮件的丢失。那么邮件归档到底对我们公司具体有什么用呢或者开启这个功能对我们公司有什么好处呢。


我们知道邮件是作为公司重要的通讯手段之一,它与其他的即时通讯工具最大的区别是它可以当做法律证据使用的。公司有必要知道员工对外或对内进行沟通联络的情况。尤其是一些对信息敏感的公司更是尤为重要。


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当我们对公司的邮件进行归档操作后,保证了已经保存下的邮件都是最原始的,而且在归档服务器上邮件是无法进行删除和改动的。只有管理员可以在知道登录名和密码的情况下才可进行查询和恢复, 以保证对公司机密外泄时候可以进行及时的查询和处理。


随着企业的业务量的增大数据的增多,员工端对邮件数据量将是大幅度的上升。这样对公司邮箱系统的成本也会增高。邮件归档可以将这些数据保存在服务器云端上,减少了企业对邮件的存储压力,帮助公司控制对数据存储的成本。


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邮件归档可以降低企业的法律诉讼风险和成本,为企业活动提供必要的法规遵从保证。大家都知道的国际上的塞班斯法案就是要求上市公司,金融服务、医疗保健、电信运营商、社会公共服务机构必须保存公司所有业务记录不得少于5年这个要求,而且是存放在必须能够马上访问的地方,有些邮件甚至要求保存7年以上。现在大部分的企业与国外企业业务往来都是以邮件形式进行的。所以邮件归档就是对企业行为的一种保护。


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那我们怎么开通邮件归档呢?首先我们需要找我们对应的腾讯企业邮箱专属客户经理进行申请,填写申请表格加盖公章并提供扫描件后,3~7的工作日生效。


在生效后我们登陆管理员后台在增值服务中找到邮件归档


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进入后


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这里需要设置归档管理员账号, 可以选择企业的任何一位成员邮箱账号。


设置为归档管理员后,该成员邮箱将会有“归档功能”的入口, 也能够使用其账号和密码登陆到归档系统进行归档邮件的管理, 其他成员邮箱无法登陆归档系统使用归档功能。


我们可以选择一个账号为归档管理员账号,点击“设置归档管理员账号”


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确定后


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登陆归档管理员账号的邮箱,就可以看到收到了一封归档激活的邮件


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在激活邮件里,提供了激活链接与归档管理员的账号和密码


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激活链接激活该管理员的邮件归档功能


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在归档管理员的成员邮箱的右下角,有归档功能的入口


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这样我们的归档功能就已经可以实现了。这里要重点说明下邮件归档功能仅可以留存开通后的邮件数据,所以邮箱归档我们还是应该尽早申请完成。而且腾讯企业邮箱的邮件归档是免费的。是不是很惊喜呢。

(Posted at 2022-03-08 07:50)
 
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